Ya vimos anteriormente como escribir un email informal. Hoy es el turno de aprender como se escribe un email formal. Este tipo de texto es muy solicitado en los exámenes oficiales de inglés, como por ejemplo el Aptis.

Características de un email formal

Escribir un email o carta formal
  • Usa un tono formal, ya que la persona a la que se dirige es un desconocido o un superior.
  • Incluye datos de contacto de emisor y receptor.
  • Usa una frase apropiada en el asunto del mensaje del email. No existe una confianza entre el emisor y el receptor, por lo que no lo trataremos como un amigo o familiar.
  • El texto es más largo que en un email informal.
  • No usa jergas populares, contracciones, chistes o groserías.
  • No usa signos de exclamación ni verbos coloquiales.
  • Esta escrito en voz activa, no pasiva.
  • Un email formal no debe tener más de cinco párrafos y cada uno no debe sobrepasar las cinco líneas.
  • Un email formal tiene una fórmula de apertura (saludo), un párrafo introductorio, el cuerpo (que pueden estar compuesto por varios párrafos), un párrafo de cierre, una fórmula de cierre (despedida) y la firma.

Estructura de un email formal

Al momento de redactar un email o correo electrónico formal, dependiendo de la temática u objetivo que se pretenda el vocabulario puede variar. No obstante, todos los emails formales tienen una estructura común.

Vamos un ejemplo para observar la estructura (al final encontrarás otro ejemplo distinto).

Ejemplo de un email formal de queja

From: educativospara.com
To: Coffee Machine Customer Service
Subject: Complaint about a coffee machine
Dear Sir /Madam,
I am writing to complain about a coffee machine. Last Wednesday, 25th April, I ordered a coffee machine from your online store (order reference 345788). Before placing the order I read the conditions carefully, and the item was delivered. Your website says that items in stock are delivered in 48 hours.
Two weeks passed, and nothing arrived. However, I noticed that payment had been taken from my credit card. I phoned your costumer service line, and the person that I spoke to, Adrien, was rude and unhelpful. He said that the item was not in stock, and that he didn’t know when they would arrive. He could not explain why the money had been taken from my card.
I have bought many things from you over the years, both from your London shop and the online store, and I have always had good service. I can only imagine that this is a departure from your usual high standards, and I am sure you will be able to resolve the situation in a satisfactory way.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Isabel Riviera

¿Como empezar un email formal?

Asunto

En el email formal el asunto es importante. Debe ser una oración clara y concisa que muestre el objetivo del mensaje. Por ejemplo: Sales Meeting; Teacher Job Application; Complaint about a mobile phone service;….

Saludos

  • Dear Sir / Madam: Querido señor /señora (esta expresión va seguida de coma y continuamos escribiendo en la siguiente línea)
  • Dear Mr/Ms/ Mrs Gonzalez: Querido señor / señorita/ señora Gonzalez (si conocemos el nombre)
  • To whom it may concern: A quien pueda interesar

Si es inglés americano Mr/Ms/ Mrs va seguido de punto; a diferencia del inglés británico.

El primer párrafo

Aquí debemos indicar en primer lugar el motivo por el que escribimos. Es muy común empezar con la expresión ” I am writing to…”:

  • I am writing to complain about… : Yo estoy escribiendo para quejarme sobre…
  • I am writing to express my dissatisfaction with…: Yo estoy escribiendo para expresar mi insatisfación con …
  • I am writing regarding the intention to…: Estoy escribiendo sobre la intención de …
  • I am writing in reference to…: Yo estoy escribiendo en referencia a…
  • I am writing with regard to…: Estoy escribiendo con respecto a …:
  • I am contacting you to…: Yo estoy contactando con usted para…
  • I am writing in connection with…: Yo estoy escribiendo en relación con…
  • I would like to ask you about…: Yo quisiera preguntarle sobre…
  • I would appreciate it if you could send me detailed information about…: Le agradecería que me enviara información detallada sobre …
  • Would you please send me more information about…? : ¿Podría enviarme más información sobre …?
  • I am interested in… and I would like to know…: Estoy interesado en … y me gustaría saber …

¿Que escribir en un email formal?

Según lo que se nos pida deberemos usar un vocabulario u otro. Los tipos de emails formales más comunes que nos pueden pedir en un examen de certificación oficial son:

  • Expresar una queja o reclamación
  • Solicitar un empleo
  • Pedir información específica (sobre un curso, un viaje,…) o consejo

¿Como terminar un email formal?

Al finalizar debemos escribir “I look forward to hearing from you” (Espero escuchar de usted) antes de la despedida. Otras opciones son

  • I look forward to a prompt reply: Espero una pronta respuesta
  • Thank you for your assistance in this matter./ Thank you for your help : Gracias por su ayuda.
  • If you need further assistance do not hesitate to contact me. / If you have any questions, do not hesitate to contact me.: Si necesita más ayuda, no dude en ponerse en contacto conmigo. / Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarme.
  • Thanks for advance: Gracias por adelantado

Despedida

  • Yours faithfully: Atentamente (si has comenzado con Dear Sir/Madam)
  • Yours sincerely: Tuyo sinceramente (si has comenzado con Dear Mr/Mrs Gonzalez)
  • Best wishes:  Mis mejores deseos
  • Kind regards: Saludos

Finaliza escribiendo tu nombre completo.

Ejemplo de un email formal de una solicitud

From: educativospara.com
To: Head of Urban Planning
Subject: Planned H2O Shopping Mall
Dear Sir / Madam,
I am writing regarding the intention to build a shopping mall which was outlined in the urban development plan.
In my neighbourhood there is a great deal of concern about the effect the mall will have on our local community. However, what worries us most of all is the fact that there has been no discussion with local residents. We understand that before a change of this nature can become part of a plan, a proposal needs to be sent out so residents can give feedback on it.
In the past few days, I have tried to contact different local councillors to fin out how the plan was agreed, but no one has returned my calls. I also visited your offices and asked to see the minutes of the meeting where the plan was discussed. I was told they were not available. The person I spoke to suggested that I should write this email.
I believe that what you are doing is against the law and I would formally like to request that local goverment withdraws the plan and puts out a proposal that can be discussed with local residents.
If I do not hear from you within two days, my next step will be to get in touch with the media. This will ensure these is a discussion of the plan in local media and also online.
I look forward to a prompt reply.
Yours faithfully,
Isabel Fontana

Frases útiles

Algunas frases de utilidad para redactar un email formal son:

  • I am writing on behalf Mr. González regarding…: Escribo en nombre del Sr. González sobre … (si escribes de parte de otra persona)
  • I would really appreciate if you could…: Realmente apreciaría si pudieras …
  • We regret to inform you that… : Lamentamos informarle de que…
  • Please find the attached file regarding… : Encontrará el archivo adjunto sobre …
  • This is an urgent matter: Es un tema urgente

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